社畜だけど時々ライター、うっちー(32歳独身)のブログ

豊島区池袋在住、32歳独身サラリーマンのうっちーです。仕事、保険、音楽、読書について、気ままに書いています。

新卒がメールの文頭に「お疲れ様です」って書いたら怒られたってよ ~メール文章は「感謝の言葉にPDF」~

新卒がメールの文頭に「お疲れ様です」って書いたら怒られたってよ

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先日、今年入社した新卒くんから悩み相談を受けました。
 
ちなみにこの“新卒くん”は、10歳離れている先輩(オレ)からの飲みの誘いを断った強者。オレ→「今度一度ぜひ飲みに行きましょうか」。新卒くん→「いやっ!」
↓その際のエピソードはこちら。
でも、その不器用真っ直ぐな姿勢、まだ何色にも染まってない感じがして嫌いにはなれず。普段の仕事では、新人指導役として一人前になる手助けをしてあげようという感じで、最近ではわりと密にコミュニケーションをとるようになっていました。
 
話がそれましたが、
新卒くんがメールで送ってきた内容は、
今度ビジネス文章について教えてください。
先日、人材育成部門のトレーナーの方とメールでやりとりをした際、
“メールの文頭に、「お疲れ様です」はいらないよ”と言われたんです。
どっちが正しいのか分からなくて。
今後のために、ぜひビジネス文章の書き方について教えてください。
といった趣旨のもの。
 

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と言いたいところでしたが、
まぁ、新卒1年目なら仕方ないかって感じで、
ビジネス文章について教えてあげようと思いました。

※あ、ちなみに文頭に「お疲れ様」は、決して間違いではないようです。
社内の文化によって、それぞれ…というのが結論のようですね。
私も、たまに文頭で「お疲れ様です」って使いますけど、新卒くんのした質問は、結構奥が深かった訳ですね。
 
 

新卒の文章指導、何から教えるべきか?

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いざビジネス文章を教えようと思うと、
一体何から教えればよいだろう?
と、少し迷いました。
 
考えてみれば、世の中には、30歳を過ぎてもまともな文章を書けない同僚などもいるのに、新卒くんが、会社の役員にも日々メールを送っているうっちーレベルの文章をマスターするのは至難の業だぞ!?
な~んていう感じで悩みましたw
 
新卒の彼は、まだ資料作成や議事録をとるような機会も、ほとんどないしなぁ(うちは、そういう会社なのです)
細かい「てにをは」なんて指導してもつまらないだろうなぁ(自分もできないし…)
教えると言っても、新卒くんはまだまだ研修が多くて、うっちーと過ごす時間も割と少ないからなぁ。
 
…ちなみにこんな状況なら、新卒くんの文章力向上のために、皆さんは何から教えますか?
 
私は、考えた末、彼の悩みの発端であったメール文章について教えようと決めました。メールは普段から打つ機会も多く、日常的に訓練ができる題材になると思ったからです。
 
そして、メール文章には、
“感謝の言葉にPDF”
という、私がゴリ推ししたいテクニック、文章の型があるのです。

 

 

「感謝の言葉にPDF」を胸に刻め!

メール文章を作成する上では、有効な型があります。

その型が「感謝の言葉にPDF」という合言葉です。
 
以前にもこのブログで紹介しましたが、そのテクニックが書いてる本がコレ。
『入門 考える技術・書く技術
   日本人のロジカルシンキング実践法』 /  山崎 康司
 

 
この「感謝の言葉にPDF」をマスターすれば、
高速かつ論理的で明解なビジネスメール文章を書くことができるようになる
…と言っても過言ではありません。
 
しかも、これは、今からすぐに誰もが実践できる有効なテクニックです。
 
私が、このテクニックを知ったのはちょうどこの本が発売された6年ほど前。
20代半ばでこの本に出会い、最近では、全社メールを発信したり、会社の役員にメールを送ることが多くなりましたが、そんな場合でも、迷わず高速で文章を考えられるようになりました。
 
その魔法のような合言葉、「感謝の言葉にPDF」。
 
どんなものか説明していきましょう。
 
↓ ↓ ↓
 
感謝の言葉
…メールの最初の導入部分をお礼の文から始めると読み手がスムーズに読みやすいので有効だよ、ということです。

●Pとは、Purpose Statement(目的分)
…つまりメッセージのとなる1番大切な文のこと。

●Dとは、Detail (詳細)
…伝えたいメッセージを補足するための理由、判断基準、具体案などが詳細の部分にあたります。

●Fとは、Follow-Through(フォロースルー)
…これは最後の結びの部分。読み手に対して、この文章」を読んでどうして欲しいのか?というところを補足する部分です。
 
この型を活用した例文が、以下です。
 

TO:佐藤部長

FROM:書き手(自分)

件名:
内村君の昇進に関して
 
本文:

佐藤部長
 
先日のAプロジェクトの件では、サポートいただき誠にありがとうございました。
(↑感謝の言葉)
 
さて、お問い合わせ頂いた内村君の件ですが、彼はチームリーダーとして十分にやっていけると思います。
佐藤部長と全く同意見です。
私は、前の課で3年間、彼の上司としてやってきましたが、彼を非常に高く評価しています。
(↑「P」…この文章のメッセージ)
 
・第一に、彼は非常にリーダーシップがあります。佐藤部長もご存知のA商品は、実質、彼がリーダーになって商品化したようなものです。
・また、部下の面倒見もとても良いです。部内では、若手から慕われる兄貴分的な存在でした。
(↑「D」…メッセージを補足する根拠の部分)
 
もし何か気になっている点や聞きたい点があれば、お気兼ねなくご連絡ください。
今月25日から出張が入っていますが、それまではこちらにおります。
それでは、宜しくお願いいたします。
(↑「F」…最後に、読み手にとって欲しい行動)

 

ね?とっても簡単に使えそうでしょ? 

 

 

社内に様々な発信をしていくアラサー世代こそ、メール文章に身に着けるべきやで

 

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メール文章を徹底的に鍛えたいのであれば、この本をしっかり読むことをおすすめします。

今回は、このテクニックを新卒くんに教えましたが、もちろんそれ以外の20代、30代の若手ビジネスマンにも超有効だと思います。
 
むしろ、社内のメンバーに様々なことを発信していく立場の20代、30代こそ、
メール文章を磨いていく必要があると思います。
ぜひ一度、この本に書いてあるテクニックを試しに使ってみてください!
 
 
 
私も、日々この本で身に着けたメール文章テクニックを使って、管理職たちに様々な依頼をしています。
 
例えば、今日は、日曜日でしたが、
一昨日、金曜日の夕方に送った私の華麗なメール文章によって、
本来していはいけない「休日出勤」をさせていただく承諾を上司から得ることができました。
 
 
で、このブログは、今、会社で書いてるよ~んw
 
 

あ、『直虎』見逃した。
 
 

…社畜してる場合じゃねーぞ(; ・`д・´) 
 
ということで、ブログ更新終わり。
 
さぁ、あと少しでブルーマンデーのはじまり!
 
夜が明けるぜよ~!

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